Digitalización de datos, una tendencia que crece entre las empresas del país

La necesidad de resguardar información calificada más allá del tradicional soporte en papel, y las ventajas en cuanto a disponibilidad de documentos que permiten las nuevas tecnologías, son los motivos que mejor explican la creciente utilización de servicios de digitalización de datos que ostentan las empresas de la Argentina.

El uso de estas prestaciones abarca a compañías de todos los tamaños aunque, por una razón de costos y volúmenes de archivo, son las empresas de medianas y grandes dimensiones las que más demandan por estos días el servicio.

Con relación a los principales clientes, los sectores financiero y bancario encabezan las estadísticas del sector, aunque seguidos muy de cerca por empresas de recursos humanos, obras sociales, y representantes del segmento de la salud.

“Los espacios para el almacenamiento de la información son cada vez más escasos y costosos, y el crecimiento de la información en las empresas se incrementa en forma exponencial a lo largo de los años”, explicó, a infobaeprofesional.com, Guillermo Lockhart, gerente general de Iron Mountain, una de las compañías que brinda la prestación en el país.

“La demanda de digitalización de datos está en crecimiento en nuestro país, y eso en parte se debe a una mayor profesionalización en las empresas y formalización de la economía“, agregó.

En un tono similar, Pablo Otero, supervisor del Área de Imágenes de la firma Adea, subrayó la fuerte implementación del servicio que ya llevan adelante emprendimientos de todo el país, aunque reconoció que el epicentro de la demanda se ubica en Capital Federal y el Gran Buenos Aires.

Según voceros de Adea, la compañía digitaliza más de 20 millones de imágenes por año. A la hora de fijar un costo para esta prestación, desde la misma empresa precisaron que “lo que modifica los valores son el estado del papel y la cantidad que se desee digitalizar”.


Proceso

Otero precisó a este medio que el servicio de digitalización que brinda Adea consta de 5 etapas, desde la llegada del papel hasta su posterior escaneo y devolución.

“El preparado del trabajo es, sin dudas, la labor más complicada. Puede suceder que el material sufra de roturas, hongos o quemaduras. Recién luego del reacondicionamiento es cuando se lo somete a los escáneres que digitalizan los contenidos”, explicó.

El proceso continúa con la indexación de los datos a través del mencionado escáner, y finaliza con la devolución del papel al cliente o el almacenamiento del material en un archivo.

“Las imágenes se envían a la empresa que contrató la prestación o se la guarda en un servidor. En Adea podemos trabajar en color y digitalizar desde un boleto de colectivo hasta un plano”, ejemplificó Otero.

Por el lado de Iron Mountain, Lockhart comentó que la prestación que ofrece la compañía “digitaliza documentos importantes o que sufren un alto nivel de consulta, lo que cual significa que no es indispensable en todos los casos escanear el 100% de los documentos”.

Clientes
“Entre las empresas que utilizan nuestros servicios se encuentran bancos, compañías de seguros, tarjetas de créditos, hospitales, obras sociales, etc. Además, no son solo grandes empresas, sino que las pymes cada vez más están recurriendo a nuestros servicios”, aseveró Lockhart.

Desde Adea, Otero señaló que “existen demandas de empresas de todo tipo”, aunque las que más solicitan la digitalización de datos son “las compañías financieras, por cuestiones de cheques, balances o libros contables, las que tienen que ver con cuestiones legales, como los juzgados, y también las empresas de recursos humanos“.

“Si bien hoy en día trabajamos con la central en Buenos Aires, los pedidos en el interior nos han llevado a establecer islas digitales en distintos clientes”, destacó el entrevistado.


Costos

En cuanto a los valores bajo los cuales se cotiza la digitalización de datos, los precios varían según la cantidad de documentos que se deseen escanear y el estado en que se encuentre el papel antes de ser sometido al procedimiento.

Fuentes de Adea señalaron que un documento en muy buen estado, con imagen incluida, se cotiza a un valor de entre 0,08 y 0,10 centavos la página.

“Lo que es digitalización del papel tiene un valor sujeto a la captura que se realiza. A eso hay que sumarle la indexación que se realiza de la imagen o el grupo de imágenes que se obtiene”, afirmaron desde la compañía.

La presencia de algún tipo de daño en el papel puede hacer que el costo del trabajo se eleve hasta alcanzar los 0,20 centavos la página.

Por su parte, Lockhart evitó dar cifras respecto de a cuánto se cotiza el servicio de digitalización que ofrece Iron Mountain. Aun así, el ejecutivo sostuvo que “si consideramos el gran problema que hay hoy en Buenos Aires respecto a la dificultad de contar con grandes espacios físicos, el nuestro es un servicio más que económico y conveniente”.

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