Ventajas de la digitalizacion de documentos

Las principales ventajas de la digitalización de documentos son:

 

digipost

 

  • Reducción del espacio físico que ocupan.
  • Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
  • No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.
  • Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
  • Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
  • Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.
  • Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
  • No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.
  • Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.

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